Privacy en bescherming van persoonsgegevens

De JWG verwerkt voor het uitvoeren en ondersteunen van zijn activiteiten persoonsgegevens, hieronder staat uitgelegd wat, waarom en hoe we dat doen.

Privacywetgeving (GDPR / AVG)

De JWG is bezig met het doorvoeren van stappen om te voldoen aan de nieuwe EU-brede privacywetgeving die vanaf 25 mei 2018 ingaat om het verwerken van persoonsgegevens zo netjes en veilig mogelijk te laten verlopen.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voor meer info zie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/wat-zijn-persoonsgegevens

Van wie verwerkt de JWG persoonsgegevens?

De JWG verwerkt persoonsgegevens van (oud)leden, de ouders/voogden van (oud)leden en personen die zich aanmelden voor de landelijke nieuwsbrief of een proefabonnement op ons tijdschrift nemen. In mindere mate verwerken wij ook gegevens van andere organisaties, personen of bedrijven waar we mee samenwerken, zoals (publieks)sterrenwachten en zusterverenigingen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Organisatieonderdelen van de JWG verwerken in beperkte mate persoonsgegevens van de leden die te maken hebben met dat onderdeel. De meeste verwerkingen worden uitgevoerd op het landelijk bureau, postadres: t.a.v. JWG bureau, Zonnenburg 2, 3512 NL Utrecht, door onze landelijk bureau medewerker. Zie op onze contactpagina http://sterrenkunde.nl/jwg/contact de persoon onder het kopje 'Ledenadministratie'. Naast de landelijk bureaumedewerker is de contactpersoon van elk kamp verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de deelnemers aan een kamp.

Waarvoor verwerkt de JWG persoonsgegevens?

Als (aanstaand) lid van de JWG of relatie van onze vereniging hebben we gegevens van je nodig. Zo gebruiken we je contactgegevens om je ons tijdschrift, een welkomstpakket, nieuwsbrief of informatie m.b.t. een van onze activiteiten toe te sturen. Je bankgegevens hebben we nodig om de contributie te innen of je te laten betalen voor een activiteit, merchandise of andere items, waarvoor we altijd je expliciete toestemming vragen (en/of aan je ouders als je nog geen 18 bent). Als vrijwilliger van de JWG ben je tijdens een verenigingsactiviteit door de verzekering van de JWG gedekt tegen bepaalde schade. Hiervoor heeft de JWG ook je persoonsgegevens nodig. Tijdens kampen of andere meerdaagse evenementen hebben we meer persoonsgegevens nodig, zo kunnen we je vragen om je zorgverzekeringsnummer, zodat we bij een ongeval snel terecht kunnen bij het ziekenhuis. Bij een meerdaags evenement je medicijngebruik met ons delen zodat de organisatie jouw kan helpen deze niet te vergeten in te nemen. Bij JWG evenementen waarbij eten inbegrepen is wordt gevraagd naar dieet en voedselallergieën. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van de JWG die voor jou interessant kan zijn. Uitschrijven van de nieuwsbrief is mogelijk door in de mail op 'uitschrijven' te klikken, of door een mailtje te sturen naar het landelijk bureau: jwg-bureau@sterrenkunde.nl Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt de JWG ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De JWG doet dit alleen als dit uit gezondheidsoverwegingen noodzakelijk is, zoals het opvragen van je medicijngebruik en (voedsel)allergieën op onze sterrenkundekampen of andere evenementen waar eten en drinken bij inbegrepen zijn. Na afloop van het evenement worden deze bijzondere persoonsgegevens zo snel mogelijk verwijderd. Hoe gaat de JWG met mijn persoonsgegevens om? De JWG minimaliseert het aantal verwerkingen van persoonsgegevens door deze versleuteld te beheren in het landelijk bureau en deze informatie alleen aan organisatieonderdelen te verstrekken als dit noodzakelijk is voor het bekendmaken of uitvoeren van een verenigingsactiviteit. Opgevraagde of gebruikte gegevens zijn zoveel mogelijk gecensureerd om de schaal waarop persoonsgegevens verwerkt worden te minimaliseren.

Deelt de JWG mijn persoonsgegevens met derden?

In principe niet. Tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een activiteit. Zo moeten we je postadres doorgeven aan de postbezorger om het toesturen van ons tijdschrift of andere post aan jou mogelijk te maken. In het geval van opslag van persoonsgegevens (of backup daarvan) bij cloud-services van derden, gebruiken we alleen diensten die de data versleuteld opslaan op hun servers.

Hoe kan ik mijn gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?

Adres wijzigingen doorgeven kan via het volgende formulier: http://sterrenkunde.nl/jwg/adreswijzigingsformulier Voor het inzien of het doorgeven van andere wijzigingen in je persoonsgegevens kun je contact opnemen met onze landelijk bureau-medewerker, stuur je naam en lidnummer mee in geval van mail of hou je lidnummer bij de hand als je het landelijk bureau per telefoon wilt bereiken. Wil je je gegevens verwijderen? Dan zul je je lidmaatschap op moeten zeggen. Je zult nog steeds je contributie voor het lopende jaar moeten betalen. Voor instructies zie: http://sterrenkunde.nl/jwg/lidmaatschap

Wijzigingen van deze privacy-verklaring

Deze privacy-verklaring kunnen we te allen tijden aanpassen of wijzigen om te voldoen aan de meeste recente wetgeving of om de status van de persoonsverwerking binnen de vereniging beter te reflecteren.